Für unsere Kundin, eine international tätige Privatbank mit Sitz in Zürich, suchen wir eine organisierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit als temporäre Unterstützung im Office Management und Empfang (100%). In dieser vielseitigen Funktion sorgst du für einen reibungslosen Büroalltag und bist gleichzeitig die erste Ansprechperson für Kund:innen, Besucher:innen und Mitarbeitende.
Deine Aufgaben
- Verantwortung für die Organisation und den reibungslosen Ablauf des Office Managements
- Koordination und Bewirtschaftung von Sitzungszimmern sowie Unterstützung bei Meetings und Veranstaltungen
- Organisation und Bestellung von Büromaterial, Getränken und weiteren Verbrauchsmaterialien
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Koordination von Kurier- und Lieferdiensten
- Prüfung und Weiterleitung eingehender Rechnungen an die zuständigen Stellen
- Verwaltung des allgemeinen Office-Postfachs sowie Pflege verschiedener interner Listen
- Administrative Unterstützung der Mitarbeitenden im Tagesgeschäft (z. B. Kopieren, Scannen, Drucken)
- Empfang und Betreuung von Kund:innen, Besucher:innen und Mitarbeitenden
- Bedienung der Telefonzentrale sowie Sicherstellung eines professionellen Empfangsbereichs
- Verwaltung von Besucherausweisen, Schlüsseln und administrativen Empfangsprozessen
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder am Empfang
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Dienstleistungsorientierung und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Stilsichere Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Diskrete, zuverlässige und belastbare Persönlichkeit mit einem gepflegten Auftreten
Hinweis zur Einsatzdauer:
Die Stelle ist aktuell als temporärer Einsatz für voraussichtlich 1–2 Monate geplant. Die genaue Einsatzdauer ist jedoch noch offen. Erwähne bitte in deiner Bewerbung ab wann und für welchen Zeitraum du verfügbar bist. Solltest du dich für eine unbefristete Festanstellung interessieren, notiere dies bitte ebenfalls in deiner Bewerbung.
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Eckdaten
Arbeitsort Zürich
Pensum: 100%
Arbeitsbeginn: September 2026
Anstellungsdauer: 1-2 Monate
